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Les tutos du réseau pour les admins

Un nouvel espace sur le nuage pour une structure

  • Le nuage relief est un outil mutualisé et peut être mis à disposition des structures et Tiers-Lieux membres du réseau.
  • Par défaut, les utilisateur.ices n’ont accès qu’au dossier de l’orga interne de RELIEF `Relief (orga interne)``.
  • Chaque organisation présente sur ce nuage peut avoir un dossier à son nom dédié pour stocker et gérer ses fichiers si elle le souhaite.
  • Pour créer un dossier dédié pour une nouvelle structure une petite manipulation est nécessaire. Ce tuto détaille comment faire.

Pour pouvoir utiliser les outils du réseau, il est nécessaire d’avoir pris une adhésion “Outils numériques”

Créer un espace pour une structure

Pour ce tuto, il est nécessaire d’être admin du nuage et du SSO Relief. Si tu ne sais pas de quoi il s’agit, ou si tu n’as pas de compte admin, écrit un message avec ta demande sur le salon de la commission SI et un.e admin te répondras :)

  • Connecte-toi sur le nuage avec un compte admin

  • Depuis le nuage, clique sur l’icône d’avatar puis sur Admin SSO pour aller sur le sso.

  • Le SSO s’ouvre ; c’est ici que se passe la gestion des utilisateur.ices de l’instance relief.

  • Une fois sur le SSO, clique sur Users dans la barre latérale de gauche.

  • Puis crée un.e nouveau.lle user en cliquant sur le bouton bleu Add user en haut à droite.
  • Renseigne uniquement le nom de l'utilisateur avec un nom qui renvoie à la structure (ex : ma_structure-admin). Puis clique sur le bouton bleu en bas Create pour valider.

Cet.te user va supporter tous les dossiers et fichiers de la structure mais n’a pas vocation à être utilisé par un.e utilisateur.ice quotidiennement.

  • Les détails de l’user s’ouvrent. Clique sur l’onglet Groups. Normalement, l’user créé.e est par défaut dans le groupe Relief.

  • Enlève l’user de ce groupe Relief. Pour cela, sélectionne le groupe Relief puis clique sur leave

  • Ensuite clique sur Groups dans la barre latérale de gauche.

  • Puis crée un nouveau groupe en cliquant sur le bouton bleu Create group en haut à droite.
  • Ce groupe doit avoir le nom de la structure. Clique sur le bouton bleu Create pour valider.

Ce nouveau groupe permet de définir et d’ajouter les membres de la structure

  • Ensuite, clique sur le groupe crée, les détails du groupe s’ouvre, puis clique sur l’onglet Members.

  • Ajoute ensuite l’user de la structure créé.e avant à ce groupe. Pour cela, clique sur le bouton bleu Add member.
  • Un pop-up s’ouvre. cherche le nom de l’user déjà créé, puis sélectionne l’user et clique sur le bouton bleu Ajouter pour valider.

  • L’user créé.e apparaît maintenant dans l’onglet Members du groupe de la structure.

  • Puis rends-toi une nouvelle fois sur le nuage puis déconnecte toi du nuage. MAIS ne ferme pas la fenêtre du SSO.

  • Sur le SSO, depuis la barre latérale de gauche, clique sur Users puis cherche l’user créé.e

  • Clique sur l’user pour ouvrir les détails. Puis clique sur la flèche Action en haut à droite puis sur Usurper l'identité

  • Un pop-up s’ouvre, clique sur le bouton bleu Usurper l'identité pour valider l’action. Tu es maintenant cet.te user.

  • Tu peux donc ouvrir un nouvel onglet et te rendre sur le nuage : nuage.relief-aura.fr. Normalement, la connexion est automatique et tu devrais être connecter avec l’user usurpé.e.

  • Clique sur Fichiers dans le bandeau en haut.

  • Maintenant crée un nouveau dossier. Clique sur le bouton violet pâle + Nouveau puis Nouveau dossier.

  • Nomme ce dossier du nom de la structure puis valide en cliquant sur le bouton violet Créer

  • A droite, clique sur l’onglet Partage Puis cherche le groupe de la structure créé précédemment.

  • Une fois trouver, clique sur le groupe puis sur Autoriser la modification et enfin valide le partage en cliquant sur le bouton violet Enregistrer le partage

  • Une icône de partage vient d’apparaître. Il y a maintenant un dossier pour stocker les fichiers de la nouvelle structure. Ce dossier est accessible au membres du groupe. Ce groupe permet aussi d’ajouter et de gérer les comptes sur le SSO.

Administrer une structure

  • Une fois le dossier créé, il est nécessaire d’avoir une personne chargée d’administrer cette nouvelle structure.
  • En effet, par défaut, les nouveaux comptes créés sur le nuage, n’ont pas accès aux dossiers des structure.
  • La personne admin doit donc ajouter ces nouvelles personnes au groupe de sa structure sur le SSO.
  • Comme fait précédemment, depuis le SSO, il faut cliquer sur Groups depuis la barre latérale de gauche.
  • Ensuite, cliquer le groupe de la structure et cliquer sur l’onglet Members et enfin ajouter des membres en cliquant sur le bouton bleu Add member.
  • Puis sectionner les nouveaux comptes liés à la structure et valider en cliquant sur le bouton bleu Ajouter.

Il est aussi possible de supprimer ces nouveaux compte du groupe Relief si l’accès au fichier de l’orga interne n’est pas nécessaire

Bonne pratique Lors de la création du groupe, il peut être bien de prendre un temps en visio pour former la personne chargée d’administrer cette nouvelle structure.